Definitioner

Administrator: En brugertype som har flere rettigheder end den almindelige Bruger, herunder rettigheder til at ændre grundindstillinger i Aftalen og eksportere data m.m. Personen er kendetegnet ved at have rollen ”Admin” i Prozation.

Aftale: Enhver aftale der oprettes i Prozation.

Applikation: Tidsregistreringssystemet Prozation inklusiv eventuelle tillægsmoduler og ydelser, som udbydes af Prozation direkte. 

Applikationsdata: Data som bearbejdes i Applikationen såsom personer, kundedatabaser, timeregistreringer, fakturaer og andre former for produktionsdata og dokumenter.

Anonymisering: Anonymisering af Personoplysninger i Applikationen. 

Arkivlicens: En licenstype som giver Virksomheden mulighed for at opbevare sit timeregistreringer i 5 år fra ophør af en Aftale med henblik på at opfylde sin opbevaringsforpligtigelse.  

Virksomheden: Den virksomhed, som bruger Prozation til tidsregistrering

Brugeren: Enhver person oprettet af Virksomheden eller Administratoren, som med sine loginoplysninger anvender Applikationen. Personen er kendetegnet ved at have rollen ”User” i Prozation.

Brugsdata: En type data der genereres ved brug af Applikationen. Brugsdata omfatter blandt andet teknisk information og trafikinformation (operativsystem, browsertype, tastatursprog, IP-adresse og lignende) og aggregeret Applikations- eller brugergenereret data (varighed af session og lignende).

Dataansvarlig: Det organ der afgør til hvilke formål, og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger.

Databehandler: Det organ der behandler Personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

Prøveversion: En Aftale, som giver 30-dages gratis adgang til Applikationen.

Personoplysninger: Enhver information der kan henføres til en identificeret person, eller data der direkte eller indirekte kan identificere en person.

Accept af vilkår

Nærværende vilkår (herefter “Vilkår”) accepteres, idet der oprettes en Aftale eller en Prøveversion, ved at anvende Applikationen eller ved på anden måde at tilkendegive accept heraf.
 

Applikationen er en business to business service, som udbydes af Prozation ApS, CVR-nummer 45741427, Islands Brygge 38B, 2. th, 2300 København S (herefter “Prozation”).
 

Oprettelse af en Aftale kan udelukkende ske af personer, som har den fornødne bemyndigelse. Det påhviler både Virksomheden og Administrator at holde alle stamoplysninger (faktura e-mail, CVR-nummer, navn, adresse m.fl.) i Applikationen opdateret.
 

Brugeren skal til enhver tid være orienteret omkring indholdet af disse Vilkår og anvende Applikationen i overensstemmelse hermed.

Aftalens varighed, levering og fakturering

Aftalen træder i kraft og leveres ved bestilling eller oprettelse. Aftalen løber indtil den opsiges i overensstemmelse med disse Vilkår. Prøveversioner udløber automatisk efter 30 dage, medmindre den fremsendte faktura betales inden Prøveversionens udløb.
 

Efter bestilling af en Aftale gælder 30 dages fortrydelsesret.
 

Første faktureringsperiode løber fra Prøveversionens udløb til udgangen af et kvartal. Herefter faktureres kvartalsvis forud. Prozation forbeholder sig retten til løbende at fakturere ændringer til Aftalen eller at fakturere ændringer ved betaling af det næst kommende kvartal. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til, opgradering fra en rolle til en anden, tilføjede tillægsmoduler, opjustering af antal Brugere og Administratorer og andre ydelser.

Aftalens omfang og anvendelse

Applikationen leveres som “software as a service” og stilles til rådighed, som den er. Ved anvendelse af Applikationen opnås en ikke-eksklusiv adgang, og i intet tilfælde erhverves Applikationen eller kopi heraf af Virksomheden.
 

Prozation forbeholder sig retten til at udlevere Brugsdata til Virksomhedens tegningsberettigede, uagtet aftalestruktur, så længe Aftalen er aktiv.
 

Prozations hjemmeside findes en oversigt over pakker og tillægsmoduler. For enkelte funktioner, ydelser og tillægsmoduler kan der være tilknyttet selvstændige betingelser, der skal accepteres i tillæg til disse Vilkår, før de kan anvendes.
 

Prozation har ret til at ændre sammensætningen og indholdet af roller, pakker og tillægsmoduler med en måneds varsel til udgangen af et kvartal.
 

Loginoplysninger til en Aftale er unikke og må kun bruges af én individuel Administrator eller Bruger. Et brud på denne bestemmelse anses for væsentlig misligholdelse.
 

Virksomheden skal til enhver tid have en Administrator på Aftalen, når denne har adgang til Aftalen.
 

Aftalen kan ikke overdrages til tredjemand.

Applikationen må på intet tidspunkt blive anvendt på en måde, som kan skade Prozations navn, omdømme eller goodwill, eller som er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.
 

Prozation forbeholder sig retten til at lukke for adgange, ved begrundet mistanke om misbrug eller angreb af/på en Aftale eller Applikationen.
 

Prozation forbeholder sig retten til at lukke for adgange, såfremt der foregår aktiviteter som belaster Applikationen i et omfang, der kan medføre driftsforstyrrelser. Ligeledes er automatiseret udtræk fra Applikationen, herunder scraping, ikke tilladt.

Telefonsupport

Ved første henvendelse til Prozation via telefonisk support tilmeldes Virksomheden automatisk et abonnement på telefonsupport. Abonnementet opkræves sammen med de øvrige abonnementer i Applikationen.

Abonnementet er bindende i minimum 3 måneder regnet fra tilmeldingen. Herefter kan det opsiges skriftligt med 3 måneders varsel til udgangen af et kvartal.

Ret til anvendelse af navn og logo

Virksomheden giver Prozation ret til at anvende Virksomhedens navn, logo samt generelle oplysninger om samarbejdet som reference i markedsføringsmateriale, herunder – men ikke begrænset til – hjemmeside, præsentationer, sociale medier og trykt materiale.

Prozation forpligter sig til at anvende Virksomhedens navn og logo loyalt og på en måde, der ikke kan skade Virksomhedens omdømme. Virksomheden kan til enhver tid skriftligt tilbagekalde sit samtykke til fremtidig brug.

Priser og betalingsbetingelser

Betalingsbetingelser er 8 dage netto fra fakturadato.
 

Betales der ikke rettidigt for Aftalen, sendes første rykker uden gebyr 7 dage efter fakturaens forfaldsdato. Betales der fortsat ikke for Aftalen, sendes der 10 dage senere anden rykker med et rykkergebyr på DKK 150,00. Såfremt betaling stadig ikke er modtaget inden for 7 dage efter afsendelse af anden rykker, spærres adgangen til Applikationen. Adgangen til Applikationen åbnes igen efter betaling er modtaget, medmindre Prozation forinden har ophævet Aftalen.
 

Fakturaer og rykkere sendes til den faktura-mail, som er angivet i Applikationen. Levering anses for sket, når de er afsendt af Prozation. Det er Virksomhedens ansvar at faktura e-mail til enhver tid er opdateret i Applikationen.
 

De til enhver tid gældende priser kan findes på Prozations hjemmeside og kan ændres med en måneds varsel til udgangen af et kvartal. Alle priser er ekskl. moms.

Prozation kan justere priser årligt per 1/1, med udviklingen i det standardiserede lønindeks i Prozations branche (5JC-IT- og informationstjenester), som publiceres af Danmarks Statistik, dog minimum med 2 %.

Applikationsdata

Virksomheden er Dataansvarlig for Applikationsdata.
 

Prozation kan benytte Applikationsdata til at vedligeholde, tilbyde, prissætte og udvikle Applikationen. I forhold til udvikling fokuseres der på at udvikle tidsregistreringstjenester i eller tilknyttet Applikationen.
 

Prozation kan i forbindelse med at levere Applikationen dele Applikationsdata med andre koncern-forbundne selskaber under samme vilkår og begrænsninger som beskrevet i disse Vilkår og i overensstemmelse med Databehandleraftalen.
 

Efter Aftalens ophør er Prozation berettiget til at behandle Applikationsdata som beskrevet i de to foregående punkter i Anonymiseret form. 
 

Prozation kan give tredjemand og myndigheder adgang til Applikationsdata, dog kun i overensstemmelse med den relevante lovgivning, i forbindelse med dom, myndighedskrav, konkurs, ved dødsfald eller lignende.

Brugsdata

Prozation er Dataansvarlig, for så vidt angår Brugsdata, i det omfang det indeholder Personoplysninger (f.eks. CVR-nummer). Læs mere om hvordan Prozation behandler Personoplysninger i Prozations Privatlivspolitik.
 

Prozation kan benytte Brugsdata til statistik og analyse af Applikationen.
 

I det omfang et CVR-nummer er knyttet til Personoplysninger, behandler Prozation sådanne Personoplysninger til statistik og analyse af Applikationen i rollen som Dataansvarlig. Sådanne statistikker kan kombineres med offentligt tilgængelige data, Brugsdata og Applikationsdata. Efter Aftalens ophør vil Applikationsdata være Anonymiseret.

Driftsstabilitet

Prozation tilstræber højst mulig driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for Prozations kontrol. Herved forstås bl.a. strømsvigt, fejl på udstyr, internetforbindelser, telekommunikationsforbindelser eller lignende. Applikationen og servicen leveres, som den er og forefindes, og Prozation fraskriver sig enhver garanti, tilsikring, indeståelse, anprisning eller andre vilkår, uanset direkte eller indirekte.
 

I tilfælde af nedbrud eller forstyrrelser tilstræber Prozation sig på at genskabe normal drift hurtigst muligt.
 

Planlagte afbrydelser vil fortrinsvis blive placeret i tidsrummet kl. 21.00-06.00 UTC+1. Skulle det blive nødvendigt at afbryde adgangen til Applikationen uden for det anførte tidsrum, vil dette blive varslet forinden i videst muligt omfang.

Ophør

Opsigelse af Aftalen, nedgradering af pakke og/eller fravalg af tillægsmoduler skal ske direkte gennem Applikationen med effekt fra udgangen af et kvartal medmindre andet fremgår af beskrivelsen eller vilkårene for den specifikke ydelse.
 

Prozation kan opsige Aftalen med 6 måneders varsel til udgangen af et kvartal, eller uden varsel, hvis disse Vilkår væsentligt misligholdes samt i tilfælde af konkurs eller insolvens hos Virksomheden.
 

Prozation forbeholder sig retten til at slette Applikationsdata efter Aftalens ophør, når Prozations opbevaringsforpligtelse er ophørt. Prozation har ingen forpligtelse til at udlevere Applikationsdata til Virksomheden efter Aftalens ophør.

Prozation tilbyder en Arkivlicens i forbindelse med ophør af Aftalen, hvorved Prozation opbevarer Applikationsdata digitalt i 5 år efter ophør af Aftalen. En Arkivlicens skal bestilles inden Aftalens ophør. Arkivlicensen træder i kraft ved næstkommende kvartal efter ophør af Aftalen.
 

Applikationen giver mulighed for at eksportere udvalgt data. Eksport skal gennemføres inden Aftalens ophør. I tilfælde af at Aftalen udløber eller opsiges, skal Prozation, hvor rimeligt og kommercielt forsvarligt, tilsigte at give en periode på 10 dage efter ophør, hvor eksportfunktionen kan anvendes.
 

Prozation er berettiget til at ophæve en Aftale, der har været inaktiv i mere end 18 måneder med 1 måneds varsel. Inaktitivtet dækker over manglende login på Aftalen. Dette gælder ikke for Arkivlicenser.

Ændringer

Prozation er berettiget til løbende at foretage opdateringer og forbedringer af Applikationen samt ændre i opbygningen af Applikationen. Sådanne opdateringer, forbedringer og ændringer kan ske med eller uden varsel og kan påvirke services, herunder informationer og data uploadet til eller afgivet af Applikationen.

Immaterielle rettigheder

Applikationen og information der afgives fra Applikationen, undtagen Applikationsdata, er beskyttet af ophavsret og andre immaterielle rettigheder og tilhører eller er licenseret til Prozation. Individuelt udarbejdet programmel tilhører ligeledes Prozation, medmindre andet skriftligt er aftalt. Prozation skal orienteres om enhver aktuel eller potentiel krænkelse af Prozations immaterielle rettigheder eller uautoriseret brug af Applikationen, som Virksomheden får kendskab til.
 

På intet tidspunkt vil der ske en overdragelse af Prozations immaterielle rettigheder til Virksomheden.
 

I forhold til materiale der uploades til Applikationen, tildeles Prozation og dennes leverandører en tilladelse og global licens, der er tilstrækkelig til, at Prozation forsvarligt kan afvikle og drifte Applikationen og opfylde sine forpligtelser. Materiale som uploades til Applikationen eller deles med Prozation, må på intet tidspunkt krænke tredjemands rettigheder eller indeholde elementer, der kan virke stødende eller er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering. Prozation skal skadesløsholdes for ethvert tab i forbindelse med denne bestemmelse.

Overdragelse

Prozation har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser til tredjemand eller et koncernforbundet selskab.

Prozations ansvar

Prozation fraskriver sig ethvert ansvar i relation til disse Vilkår, services eller brug af Applikationen, uanset om dette opstår i kontrakt eller uden for kontrakt, herunder for driftstab, følgeskader eller andre indirekte tab, tab af data, tab begrundet i produktansvar eller tab, der er opstået som følge af simpel uagtsomhed.
 

Prozation er ikke ansvarlig for de tredjepartsløsninger, der er tilgængelige og/eller integreres med Applikationen. Dette omfatter blandt andet integrationer, som tilføjes til Applikationen. Prozation kan således ikke holdes ansvarlig for rigtigheden, fuldstændigheden, kvaliteten og pålideligheden af informationerne og heller ikke resultaterne, som opnås gennem disse tredjepartsløsninger. Tilsvarende kan Prozation ikke holdes ansvarlig for tredjepartsløsningernes tilgængelighed, sikkerhed eller funktionalitet, herunder for mulige skader og/eller tab forårsaget af tredjepartsløsninger. Det påhviler den, der vil gøre et krav gældende, at føre bevis for, at et lidt tab ikke kan tilskrives tredjepartsløsninger.
 

Prozation kan ikke holdes ansvarlig for handlinger foretaget af Brugere eller Administratorer, der er tilknyttet en Aftale. 
 

Prozation er uden ansvar for handlinger foretaget ved uautoriseret adgang til en Aftale eller Applikationen grundet eksempelvis anvendelse af svage adgangskoder.
 

Uanset typen af tab eller ansvarsgrundlaget, er Prozations samlede ansvar beløbsmæssigt begrænset til den samlede betaling for Aftalen i 12 måneder før det ansvarspådragende forholds indtræden, dog i alle tilfælde maksimalt DKK 10.000. Prozation skal friholdes for produktansvarsskader, tredjemandstab og øvrige krav fra tredjemand, som følger af brugen af Applikationen.

Skadesløsholdelse

Prozation skal skadesløsholdes mod ethvert krav eller tab, der skyldes produktansvar, tab hos tredjeparter eller ansvar for tredjeparter, i det omfang det hidrører fra brugen af Applikationen.

Force Majeure

Prozation er ikke ansvarlig for forsinkelser eller manglende opfyldelse af forpligtelser som følge af omstændigheder, der ligger uden for Prozations rimelige kontrol, herunder men ikke begrænset til naturkatastrofer, krig, terrorhandlinger, pandemier, myndighedspåbud, strejker, arbejdsnedlæggelser, strømnedbrud, internet forstyrrelser eller andre lignende uforudsete begivenheder.

Prozation er ikke ansvarlig for forhold hos leverandører omfattet af force majeure som beskrevet i ovenstående punkt.

Tavshedspligt

Prozation har tavshedspligt om alle informationer, Prozation måtte komme i besiddelse af, dog med undtagelse af de nævnte punkt i afsnit ” Applikationsdata.”

Vilkårsændringer

Prozation er berettiget til at ændre disse Vilkår i enhver henseende. De til enhver tid gældende Vilkår vil være tilgængelige på Prozations hjemmeside. Prozation tilsigter at give rimeligt varsel (1 måned) i forbindelse med enhver ændring. Ændringer varsles via den angivne faktura e-mail i Applikationen. Brug af Applikationen efter en ændring af disse Vilkår udgør en accept af sådanne ændrede Vilkår.

Tvister

Disse Vilkår er underlagt dansk ret og enhver tvist, der udspringer af Aftalen, herunder disse Vilkår, skal anlægges ved Københavns Byret.

Gyldighed

Disse Vilkår er gyldige fra d. 9. juli 2025 og erstatter tidligere vilkår.